« Je souhaite organiser un maquillage professionnel pour un shooting, mais je ne sais pas par où commencer. »
« C’est mon premier projet corporate, et je voudrais comprendre le processus de demande. »
Nous recevons régulièrement ces questions de la part de chargés de projets dans les sociétés de production, agences publicitaires et agences de talents. Pour les shootings professionnels avec maquillage, la qualité de la préparation détermine 90 % du résultat final.
Cet article vous présente, du point de vue d’une agence spécialisée en coordination de maquilleurs professionnels, le processus standard de demande pour un shooting avec maquillage, de la prise de contact initiale jusqu’au règlement, en passant par l’intervention le jour J.
Processus complet de coordination d’un maquillage pour shooting
La coordination d’un maquillage professionnel pour shooting se déroule en 7 étapes principales :
- Premier contact (immédiatement après confirmation de la date de shooting)
- Entretien et définition des besoins (sous 1 à 2 jours ouvrables)
- Devis et contrat (sous 3 à 5 jours ouvrables)
- Assignation du maquilleur professionnel (2 à 3 semaines avant le shooting)
- Réunion préparatoire et test de maquillage (1 à 2 semaines avant le shooting)
- Intervention le jour J (jour du shooting)
- Facturation et paiement (clôture fin de mois, paiement fin du mois suivant, etc.)
En suivant soigneusement chaque étape, vous réduisez considérablement les imprévus sur le plateau le jour du tournage.
Étape 1 : Informations à communiquer lors du premier contact
Lors du premier contact, préparer les informations de base suivantes facilitera grandement la suite du processus.
Informations essentielles
- Date, heure et lieu du shooting
- Nature du shooting (publicité/clip vidéo/book professionnel/autre)
- Nombre de maquilleurs nécessaires
- Nombre de modèles/participants
- Style recherché (naturel/glamour/conceptuel, etc.)
Informations complémentaires utiles
- Budget estimatif (approximation suffisante)
- Images de référence de projets similaires antérieurs
- Style souhaité par le réalisateur/photographe
- Orientation des tenues utilisées
Il est possible de nous contacter « même si rien n’est encore défini ». Au contraire, l’intervention de l’agence dès la phase de conception permet d’intégrer des propositions professionnelles du point de vue maquillage dans votre projet.
Étape 2 : Points vérifiés lors de l’entretien
Après le premier contact, l’agence procède à un entretien approfondi. Les points suivants sont généralement vérifiés :
| Catégorie | Éléments vérifiés |
|---|---|
| Aperçu du shooting | Société de production, client final, support de diffusion, date de publication |
| Planning | Date de shooting, heure d’arrivée, heure de fin, pauses |
| Lieu | Studio/lieu de tournage, présence de loges, accès pour le matériel |
| Participants | Nombre, sexe, tranches d’âge, type de cheveux, type de peau |
| Exigences maquillage | Style, nombre de scènes, changements rapides, maquillage spécial |
| Budget et conditions | Budget maximum, conditions de paiement, type de contrat |
En préparant ces éléments à l’avance, l’entretien peut être complété en 30 minutes à 1 heure.
Étape 3 : Points à vérifier dans le devis
À réception du devis, vérifiez impérativement les points suivants, pas seulement le montant total :
- Durée incluse dans le tarif de base (demi-journée/journée complète/durée prolongée)
- Tarif des heures supplémentaires (par heure)
- Traitement des frais de déplacement et d’hébergement (frais réels/montant forfaitaire)
- Politique d’annulation (dates d’application et pourcentages)
- Tarifs pour personnel supplémentaire ou maquillages additionnels
- Conditions de paiement et disponibilité de facture qualifiée (Qualified Invoice sous le système japonais)
Pour approfondir les points de vérification d’un devis, consultez notre article dédié « Comment lire un devis de maquillage sans erreur ».
Étape 4 : Assignation du maquilleur professionnel
Après signature du contrat, un maquilleur professionnel est assigné en fonction du contenu du shooting. Les critères d’assignation sont les suivants :
- Adéquation avec le genre de prédilection (publicité/clip/book professionnel, etc.)
- Disponibilité au planning
- Proximité du lieu de tournage
- Expérience sur des projets similaires antérieurs
- Préférences ou désignation du client
L’avantage de passer par une agence de coordination est de pouvoir sélectionner le professionnel le plus adapté parmi un réseau d’artistes inscrits. En contactant directement un freelance individuel, si ses disponibilités ne correspondent pas, vous vous retrouvez dans une impasse.
Pour des critères détaillés de sélection d’artistes, consultez notre article « Comment choisir un maquilleur professionnel sans erreur ».
Étape 5 : Réunion préparatoire et test de maquillage
Environ 2 semaines avant le shooting, une réunion préparatoire est organisée avec le maquilleur professionnel.
Contenu de la réunion préparatoire
- Alignement sur le rendu visuel souhaité (images de référence)
- Confirmation du nombre de scènes et de la durée nécessaire
- Compatibilité avec les tenues utilisées
- Vérification du matériel et des cosmétiques apportés
- Suggestions de soins préalables selon le type de cheveux/peau
Cas où un test de maquillage est recommandé
- Clips vidéo ou shootings de marque avec univers visuel crucial
- Premier shooting avec un maquilleur donné
- Projets avec maquillage spécial ou changements rapides complexes
- Projets avec casting de talents renommés
Le test de maquillage engendre des frais supplémentaires, mais constitue une assurance efficace pour garantir la qualité le jour J.
Étape 6 : Déroulement le jour du shooting
Le déroulement type le jour du shooting est le suivant :
| Horaire | Activité |
|---|---|
| 2 heures avant le shooting | Arrivée anticipée du maquilleur, préparation du matériel |
| 1 heure avant le shooting | Arrivée des participants, début du maquillage |
| Début du shooting | Tournage de la 1ère scène, retouches entre les prises |
| Changement de scène | Changement de maquillage en 30 à 60 minutes |
| Fin du shooting | Rangement, accompagnement des participants |
Le jour J, soit le responsable de l’agence est présent sur place, soit il reste en contact d’urgence. En passant par une agence, les remplacements en cas d’imprévu ou les interventions supplémentaires peuvent être gérés rapidement.
Étape 7 : Processus de facturation et paiement
Après le shooting, la facture est émise. Les conditions de paiement standard en B2B sont les suivantes :
- Émission de la facture : clôture en fin de mois
- Délai de paiement : fin du mois suivant (parfois 60 jours)
- Frais de virement : généralement à la charge du donneur d’ordre
- Facture qualifiée (Qualified Invoice) : émission possible avec numéro d’enregistrement (système fiscal japonais – T7011001158745)
En recourant directement à un freelance individuel, une retenue à la source s’applique. En passant par une agence, seule une facture corporate est à traiter, ce qui représente également un avantage comptable.
Processus accéléré pour les shootings urgents
« Je n’arrive pas à trouver un maquilleur pour le tournage de demain », « J’ai besoin d’un renfort de dernière minute » : ces demandes urgentes peuvent également être traitées via une agence de coordination dans de nombreux cas.
Informations nécessaires pour une demande urgente
- Date, heure et lieu du shooting
- Nombre de personnes nécessaires
- Style général recherché
- Contact d’urgence joignable
Pour les interventions urgentes, les tarifs peuvent être légèrement supérieurs et le choix d’artistes plus limité, mais nous pouvons organiser une prestation pour que le tournage ne soit pas interrompu.
Conclusion : Maîtriser le processus standard augmente le taux de réussite du shooting
Récapitulatif des 7 étapes de coordination d’un maquillage pour shooting :
- Premier contact
- Entretien et définition des besoins
- Devis et contrat
- Assignation du maquilleur professionnel
- Réunion préparatoire et test de maquillage
- Intervention le jour J
- Facturation et paiement
En sachant ce qu’il faut vérifier et préparer à chaque étape, même un premier projet corporate se déroule en toute sérénité.
Questions fréquentes
Q. Combien de temps à l’avance faut-il réserver ?
R. Cela dépend du type de projet. Pour les grands projets (shootings, événements, mariages), nous recommandons 2 à 4 semaines à l’avance. Pour une coiffure ponctuelle, quelques jours suffisent. Pour les événements saisonniers (coming-of-age ceremony / cérémonies de passage à l’âge adulte, Shichi-Go-San / cérémonies traditionnelles pour enfants, festivals d’été, rentrées scolaires, etc.), prévoyez 1 à 2 mois à l’avance.
Q. Comment obtenir un devis ?
R. Via notre formulaire de contact ou LINE, communiquez-nous la date, le lieu, le nombre de personnes et la nature du projet. Nous vous proposons gratuitement les meilleurs artistes et un devis détaillé.
Q. Intervenez-vous partout au Japon ?
R. Oui, nous intervenons partout au Japon en déplacement. Grâce à notre réseau de 200+ artistes inscrits, nous couvrons également les villes régionales et les îles. Nous pouvons aussi vous accompagner pour des tournées à l’étranger (expérience sur conventions anime aux États-Unis : Anime Expo, Otakon, Anime Boston).
Q. Que se passe-t-il en cas d’annulation ?
R. La politique d’annulation varie selon les projets. Généralement, annulation gratuite jusqu’à la veille, 50 à 100 % des frais facturés en cas d’annulation le jour même. Les détails sont communiqués lors de la signature du contrat.
Q. La consultation initiale est-elle gratuite ?
R. Oui, le premier contact, le devis et la consultation initiale sont entièrement gratuits. N’hésitez pas à nous consulter.
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