„Ich möchte für ein Shooting Hair & Makeup buchen, weiß aber nicht, wo ich anfangen soll.”
„Bei meinem ersten B2B-Projekt möchte ich den Ablauf der Buchung verstehen.”
Solche Anfragen erreichen uns häufig von Produktionsfirmen, Werbeagenturen und Talentagenturen. Bei der Buchung von Hair & Makeup für Shootings gilt: Die Qualität der Vorbereitung bestimmt zu 90 % den Erfolg am Set – das ist keine Übertreibung.
In diesem Artikel erklären wir aus Sicht einer Hair & Makeup-Vermittlungsagentur den Standard-Ablauf bei der Buchung von Shooting-Hair & Makeup – von der Anfrage über den Drehtag bis zur Abrechnung.
Der komplette Ablauf der Hair & Makeup-Buchung für Shootings
Die Buchung von Hair & Makeup für Shootings erfolgt in sieben Hauptschritten:
- Erstanfrage (direkt nach Festlegung des Drehtermins)
- Briefing & Anforderungsanalyse (innerhalb 1–2 Werktage)
- Angebot & Vertragsabschluss (innerhalb 3–5 Werktage)
- Zuweisung des Hair & Makeup Artist (2–3 Wochen vor dem Dreh)
- Vorbesprechung & Test-Make-up (1–2 Wochen vor dem Dreh)
- Betreuung am Drehtag (am Shooting-Tag)
- Rechnung & Zahlung (z. B. Monatsende-Abrechnung, Zahlung Ende Folgemonat)
Durch sorgfältiges Durchlaufen jedes Schritts lassen sich Probleme am Set erheblich reduzieren.
Schritt 1: Informationen für die Erstanfrage
Wenn Sie bei der Erstanfrage folgende Basisinformationen bereithalten, verläuft der weitere Prozess reibungslos:
Erforderliche Informationen
- Datum, Uhrzeit und Ort des Shootings
- Art des Shootings (Werbespot/Musikvideo/Pressefoto/Sonstiges)
- Benötigte Anzahl Hair & Makeup Artists
- Anzahl der Models/Darsteller
- Gewünschter Look (natürlich/glamourös/konzeptionell etc.)
Hilfreiche zusätzliche Informationen
- Budgetvorstellung (grobe Angabe genügt)
- Referenzbilder ähnlicher Projekte
- Gewünschter Look von Regie/Kamera
- Stilrichtung der Garderobe
Auch wenn „noch nichts feststeht”, können Sie gerne anfragen. Im Gegenteil: Wenn die Vermittlungsagentur bereits in der Planungsphase einbezogen wird, können Hair & Makeup-Vorschläge direkt ins Konzept einfließen.
Schritt 2: Punkte, die im Briefing geklärt werden
Nach Ihrer Anfrage führt die Vermittlungsagentur ein Briefing durch. Üblicherweise werden folgende Punkte geklärt:
| Kategorie | Klärungspunkte |
|---|---|
| Shooting-Übersicht | Produktionsfirma, Auftraggeber, Medium, Veröffentlichungstermin |
| Zeitplan | Drehtag, Einlasszeit, Endzeit, Pausenzeiten |
| Ort | Studio/Location, Aufenthaltsraum vorhanden, Zugang für Equipment |
| Darsteller | Anzahl, Geschlecht, Altersgruppe, Haartyp, Hauttyp |
| Hair & Makeup-Anforderungen | Look, Anzahl der Szenen, schnelle Umstellungen, Special Effects Make-up |
| Budget & Konditionen | Budgetobergrenze, Zahlungsbedingungen, Vertragsform |
Wenn Sie diese Punkte vorab klären, dauert das Briefing nur 30 Minuten bis 1 Stunde.
Schritt 3: Punkte, die im Angebot zu prüfen sind
Wenn Sie das Angebot erhalten, prüfen Sie nicht nur den Gesamtbetrag, sondern unbedingt folgende Punkte:
- Im Grundpreis enthaltene Zeit (halber Tag/ganzer Tag/Langzeit)
- Preis für Verlängerung (z. B. JPY ◯◯ pro Stunde)
- Abrechnung von Reise-/Übernachtungskosten (tatsächliche Kosten/Pauschale)
- Stornierungsbedingungen (ab wann/Prozentsatz)
- Preis für zusätzliches Personal/zusätzliche Make-ups
- Zahlungsbedingungen & Qualified Invoice-Ausstellung (Japan’s Qualified Invoice System)
Checklisten für Angebote werden ausführlich in unserem separaten Artikel „So lesen Sie Hair & Makeup-Angebote richtig” erklärt.
Schritt 4: Zuweisung des Hair & Makeup Artist
Nach Vertragsabschluss wird ein Hair & Makeup Artist passend zum Shooting zugewiesen. Die Auswahlkriterien sind:
- Übereinstimmung mit dem Spezialgebiet (Werbespot/Musikvideo/Pressefoto etc.)
- Verfügbarkeit im Terminkalender
- Entfernung zum Drehort
- Erfahrung bei ähnlichen Projekten
- Kundenpräferenzen & Wünsche
Der Vorteil einer Vermittlungsagentur: Aus einem Pool registrierter Artists wird der optimal passende ausgewählt. Bei direkter Buchung eines Freelancers kann es zum Problem werden, wenn dieser terminlich nicht verfügbar ist.
Detaillierte Auswahlkriterien finden Sie in unserem separaten Artikel „So wählen Sie den richtigen Hair & Makeup Artist“.
Schritt 5: Vorbesprechung & Test-Make-up
Etwa 2 Wochen vor dem Dreh findet eine Vorbesprechung mit dem Hair & Makeup Artist statt.
Inhalte der Vorbesprechung
- Abstimmung des finalen Looks (Referenzbilder)
- Klärung von Szenenanzahl & Zeitbedarf
- Kompatibilität mit Garderobe
- Bestätigung mitgebrachter Tools & Kosmetik
- Empfehlungen zur Vorpflege je nach Haar-/Hauttyp
Fälle, in denen ein Test-Make-up empfohlen wird
- Musikvideos/Branding-Shootings mit wichtiger visueller Welt
- Erstmalige Zusammenarbeit mit dem Hair & Makeup Artist
- Projekte mit Special Effects Make-up/komplexen schnellen Umstellungen
- Castings bekannter Talente
Test-Make-ups verursachen zusätzliche Kosten, sind aber eine wirksame Absicherung für die Qualität am Drehtag.
Schritt 6: Ablauf am Drehtag
Der Standard-Ablauf am Drehtag sieht wie folgt aus:
| Zeit | Ablauf |
|---|---|
| 2 Std. vor Drehbeginn | Hair & Makeup-Vorankunft, Equipment-Setup |
| 1 Std. vor Drehbeginn | Darsteller-Ankunft, Make-up-Beginn |
| Drehbeginn | 1. Szene, Zwischenkorrekturen |
| Szenenwechsel | 30–60 Min. für Hair & Makeup-Wechsel |
| Drehende | Aufräumen, Verabschiedung der Darsteller |
Am Drehtag ist in der Regel ein Ansprechpartner der Vermittlungsagentur vor Ort oder als Notfallkontakt in Bereitschaft. Bei Problemen können Ersatz oder zusätzliche Unterstützung über die Agentur schnell organisiert werden.
Schritt 7: Rechnung & Zahlung
Nach Abschluss des Drehs wird die Rechnung ausgestellt. Standard-Zahlungsbedingungen für B2B-Transaktionen sind:
- Rechnungsstellung: Monatsende-Abrechnung
- Zahlungsziel: Ende des Folgemonats (manchmal 60 Tage)
- Überweisungsgebühren: üblicherweise Auftraggeberlast
- Qualified Invoice: Ausstellung mit Registrierungsnummer möglich (Japan’s Qualified Invoice System, T7011001158745)
Bei direkter Buchung von Freelancern fällt Quellensteuer an (nach japanischem Recht). Über eine Vermittlungsagentur erfolgt nur die Abwicklung von B2B-Rechnungen – ein Vorteil auch für die Buchhaltung.
Ablauf auch bei kurzfristigen Shootings möglich
„Für das Shooting morgen konnte kein Hair & Makeup gebucht werden” oder „Kurzfristig wird zusätzliches Personal benötigt” – auch solche Notfälle können über eine Vermittlungsagentur oft gelöst werden.
Erforderliche Informationen bei kurzfristigen Anfragen
- Datum, Uhrzeit und Ort des Shootings
- Benötigte Personenzahl
- Grober Look
- Notfallkontakt
Bei kurzfristigen Buchungen können die Preise etwas höher und die Auswahlmöglichkeiten eingeschränkt sein – aber eine Buchung, die das Shooting nicht stoppt, ist möglich.
Fazit: Kenntnis des Standard-Ablaufs erhöht die Erfolgsquote
Hier noch einmal die 7 Schritte der Hair & Makeup-Buchung für Shootings:
- Erstanfrage
- Briefing & Anforderungsanalyse
- Angebot & Vertragsabschluss
- Zuweisung des Hair & Makeup Artist
- Vorbesprechung & Test-Make-up
- Betreuung am Drehtag
- Rechnung & Zahlung
Wenn Sie wissen, was in jedem Schritt zu klären und vorzubereiten ist, können Sie auch Ihr erstes B2B-Projekt sicher umsetzen.
Häufig gestellte Fragen
F: Wie weit im Voraus sollte ich buchen?
A: Das hängt von der Art des Projekts ab. Für große Projekte wie Shootings, Events oder Hochzeiten empfehlen wir 2–4 Wochen Vorlauf; für einzelne Hairstylings genügen oft wenige Tage. Bei saisonalen Anlässen (wie japanischen Zeremonien: Seijin-shiki (Coming-of-Age), Shichi-Go-San (traditionelles Kinderfest), Omiyamairi (Neugeborenen-Schreinbesuch), Sommerfeste, Abschlussfeiern) empfiehlt sich eine Anfrage 1–2 Monate im Voraus.
F: Wie erhalte ich ein Angebot?
A: Teilen Sie uns über das Kontaktformular oder LINE Datum, Ort, Personenzahl und Art des Projekts mit. Wir erstellen kostenlos ein Angebot mit passenden Artist-Vorschlägen.
F: Können Sie bundesweit arbeiten?
A: Ja, wir bieten bundesweite Einsätze. Über unser Netzwerk von 200+ registrierten Artists können wir auch in ländlichen Regionen und auf Inseln arbeiten. Auch internationale Tourneen sind nach Absprache möglich.
F: Was passiert bei einer Stornierung?
A: Die Stornierungsbedingungen variieren je nach Projekt. Üblicherweise ist eine Stornierung bis zum Vortag kostenlos; bei Stornierung am selben Tag fallen 50–100 % der Kosten an. Details werden bei Vertragsabschluss mitgeteilt.
F: Ist die Erstberatung kostenlos?
A: Ja, Anfrage, Angebot und Erstberatung sind vollständig kostenlos. Kontaktieren Sie uns gerne unverbindlich.
🎯 Möchten Sie unser komplettes Hair & Makeup-Vermittlungsangebot kennenlernen?
B2B- & Privatkunden, Preisstruktur, Ablauf, Gründe für unsere Wahl – alles auf unserer Service-Seite.
Hairmake Matching Inc. (Hairmake Matching Inc.) unterstützt Sie bei allen B2B-Projekten – Werbespots, Musikvideos, Pressefotos, Event-Shootings – mit zentraler Hair & Makeup-Vermittlung. Von der Erstberatung über die Betreuung am Drehtag bis zur Abrechnung: alles aus einer Hand. Kontaktieren Sie uns gerne über unser Kontaktformular oder die offizielle LINE.