„Mehrere Aufträge laufen parallel, und das Terminmanagement über Excel und LINE stößt an seine Grenzen …“ „Bar- und Überweisungseinnahmen pro Auftrag sind vermischt, und die monatliche Abrechnung verschlingt jedes Mal viel Zeit …” „Kundeninformationen, Auftragsverlauf und Belege sind überall verstreut, und bei jeder Steuererklärung verzweifle ich …”
Wenn Sie Hair & Makeup Artist, Salonbetreiber oder Hair & Makeup Agenturinhaber sind, dürften Ihnen diese Herausforderungen bekannt vorkommen. Werbespot-Produktionen, Musikvideos, Hochzeiten, Live-Events, Außendienst-Aufträge, Auslandsproduktionen – hinter den glamourös wirkenden Aufträgen nimmt die administrative Belastung Jahr für Jahr zu. Die volle Einführung des Japanese Qualified Invoice Systems (Consumption Tax), die Überprüfung von Quellensteuerabzügen, die Schwierigkeit, den Überblick über parallellaufende Aufträge zu behalten – branchenspezifische Strukturen lasten schwer auf einzelnen Dienstleistern.
Hairmake Matching Inc. kennt diese Branchenherausforderungen genau und agiert als Back-Office-Partner, der Hand in Hand mit Dienstleistern vor Ort arbeitet. In diesem Artikel strukturieren wir die 7 häufigsten Herausforderungen, die sich aus unserer täglichen Unterstützung herauskristallisiert haben, und stellen Ihnen unsere praxisnahen Lösungen vor.
① Terminmanagement bei parallellaufenden Aufträgen
Werbespot-Produktionen, Musikvideo-Drehs, Hochzeiten, Live-Events, Außendienst-Aufträge – mehrere Aufträge laufen täglich parallel, das ist charakteristisch für Hair & Makeup-Arbeiten. An einem einzigen Tag sind frühes Studioankommen (4–6 Uhr), Vormittags-Probe, Nachmittags-Produktion, Wechsel zum nächsten Auftrag am Abend und Besprechungen in der Nacht keine Seltenheit. Die Rollen ändern sich zu verschiedenen Tageszeiten.
Solche Termininformationen sind oft über Google Calendar, iCloud Calendar, LINE-Gruppenchats, Excel-Sheets und Papierkalender verstreut. „Um wie viel Uhr war noch mal der Beginn bei diesem Auftrag?“ „Ist dieser Assistent morgen verfügbar?” „Wo habe ich den Zeitplan vom Kunden gespeichert?” – viele Dienstleister verbringen täglich Zeit mit solchen Rückfragen.
Wenn Verantwortliche, Aufträge, Standorte und Zeiten nicht zentral verwaltet werden, ist das ein branchenweites Problem. Besonders wenn Sie Assistenten beschäftigen, wird die Belastung, zu wissen, wer wo im Einsatz ist, noch größer. Je mehr LINE-Einzelgespräche sich ansammeln, desto schlechter wird die Suchfunktion, und die Rückverfolgung vergangener Aufträge wird unmöglich – ein Teufelskreis.
Darüber hinaus fehlt oft ein System, um häufige Änderungen wie Auftragsstornierungen, Zeitänderungen oder Standortwechsel in Echtzeit an alle Beteiligten zu kommunizieren, was zu Doppelbuchungen, Kommunikationslücken und Verspätungsrisiken führt.
Unser Support: Wir unterstützen Sie bei der Organisation von Mitarbeiterschichten, der Koordination von Auftragszuweisungen und dem zentralen Management von Auftragsterminen entsprechend der Branchenworkflows. Von der Zusammenstellung der Zeitpläne bis zur Nachverfolgung von Änderungen schaffen wir eine Umgebung, in der Sie sich auf die Arbeit vor Ort konzentrieren können.
② Umsatzübersicht pro Auftrag (Bar-/Überweisungs-/Monatsabrechnung gemischt)
Bei Hair & Makeup-Aufträgen variieren Zahlungszeitpunkt und -form von Auftrag zu Auftrag. Typische Beispiele:
- Privat-Shootings / Hochzeiten am Tag selbst: Barzahlung vor Ort
- Firmenaufträge (Werbespots / Musikvideos): Banküberweisung bis Ende des Folgemonats oder bis zum 10. des übernächsten Monats
- Über große Agenturen: Lange Zahlungsziele von 60 oder 90 Tagen
- Über Hochzeitsplaner: Anzahlung + Restzahlung in zwei Raten
- Internationale Produktionen: Fremdwährungsüberweisungen (USD/EUR etc.), auch Wise oder PayPal
- Privatkunden mit Dauerverträgen: Feste monatliche Retainer-Gebühr
Aufgrund der gemischten Zahlungsformen wird es am Monatsende schwierig: „Wurde die Zahlung für diesen Auftrag letzten Monat bestätigt?“ „Wie viele ausstehende Forderungen habe ich?” Hinzu kommt, dass bei Hair & Makeup-Aufträgen oft Quellensteuerabzüge (10,21 % auf Honorare) anfallen, wodurch Zahlungsbeträge und Rechnungsbeträge nicht übereinstimmen – das macht die Abgleichsarbeit komplex.
Wenn ausstehende Forderungen mehrere Monate unklar bleiben, kommt es zu übersehenen Rechnungen, nicht eingezogenen Zahlungen und im schlimmsten Fall zu Forderungsausfällen durch Insolvenzen. Je mehr Firmenaufträge es gibt, desto wichtiger wird auch das Bonitätsmanagement.
Wenn Sie außerdem den Auftragspreis und die Kosten (Verbrauchsmaterialien, Reisekosten, Assistentengehälter) nicht pro Auftrag erfassen, kann es passieren, dass Sie feststellen: „Das war eigentlich ein Verlustgeschäft“ oder „Ich habe den Zeitpunkt für Preisverhandlungen verpasst”.
Unser Support: Wir unterstützen fortlaufend bei der Verwaltung von Umsätzen und Zahlungseingängen pro Auftrag, monatlicher Zusammenstellung, Verfolgung ausstehender Forderungen. Überprüfung von Quellensteuerabzügen, Zahlungsabgleich, Früherkennung von Zahlungsverzögerungen, Visualisierung der Erträge pro Auftrag – wir bereiten die Zahlen auf, die für Ihre Managemententscheidungen relevant sind.
③ Verstreute Kunden- und Auftragsinformationen
Kontaktdaten von Agenturen und Produktionsfirmen, mit denen Sie früher zusammengearbeitet haben, Vorlieben und Allergieinformationen von Stammkunden, Fotos früherer Shooting-Styles – sind diese Kunden- und Auftragsinformationen über mehrere Smartphone-Apps, Notizen, Kalender und Visitenkartenmappen verstreut?
„Welchen Style hatte dieser Kunde beim letzten Mal?“ „Wann war die letzte Zusammenarbeit mit dieser Agentur?” – die Unfähigkeit, frühere Aufträge nachzuvollziehen, ist ein alltägliches Problem vieler Hair & Makeup-Dienstleister. Besonders die Beziehungen zu Stammkunden sind das Kapital der Branche selbst. Dennoch sind diese Informationen oft auf persönliche Smartphones oder Erinnerungen angewiesen, was zu einer Personalisierung führt.
Diese Personalisierung wirkt sich auch auf die Geschäftskontinuität aus. Wenn ein Mitarbeiter sich selbstständig macht oder das Unternehmen verlässt, besteht das ständige Risiko, dass Kundeninformationen mit der Person verbunden bleiben und abfließen – oder dem Dienstleister nichts übrig bleibt.
Unser Support: Wir organisieren Kundeninformationen, Vertragsbedingungen und Transaktionsverläufe und unterstützen Sie dabei, frühere Aufträge sofort einsehen zu können. Management sensibler Informationen, Visualisierung der Wiederholungsrate, Aufbau von Bonitätsinformationen – wir unterstützen den Betrieb entsprechend der Branchenpraxis.
④ Spesenmanagement bei Außendienst-Aufträgen
Bei Außendienst-Drehs in der Region oder Auslandsproduktionen fallen viele Ausgaben an:
- Flugtickets, Shinkansen, Taxis und andere Reisekosten
- Unterkunftskosten (Hotels am Drehort, bei langen Drehs 1–2 Wochen)
- Verbrauchsmaterialien vor Ort (Haarspray, Watte, Pins – Nachbeschaffung)
- Kostüm- und Requisitenverleih/-kauf vor Ort
- Verpflegung während der Reise und am Set
- Assistentenbegleitung (Reisekosten, Unterkunft, Einsatzgebühr)
Belege in Papierform anzuhäufen und erst kurz vor der Steuererklärung zu sortieren – das ist für viele Dienstleister ein Problem. Bei jedem Außendienst sammeln sich Dutzende Belege an, und wenn die Zuordnung zu Aufträgen unklar ist, kann später nicht mehr festgestellt werden: „War das eine Ausgabe für Auftrag A? Oder für Auftrag B?”
Wenn außerdem unklar bleibt, welche Ausgabe zu welchem Auftrag gehört, kann die Gewinn- und Verlustrechnung pro Auftrag nicht korrekt erfasst werden, und die Grundlage für Preisentscheidungen und Auftragsselektion geht verloren. Wenn Tatsachen wie „Dieser Außendienst-Auftrag war eigentlich kostendeckend“ oder „Bei diesem Agenturhonorar war es ein Verlust” unsichtbar bleiben, wirkt sich das auch auf die Verhandlungsmacht im nächsten Geschäftsjahr aus.
Unser Support: Wir übernehmen die Ausgabenorganisation pro Auftrag, das Design des Reisekostenabrechnungs-Workflows und die monatliche Zusammenstellung. Belegverwaltung gemäß japanischem E-Book-Preservation Act, Visualisierung der Gewinn- und Verlustrechnung pro Auftrag, Bearbeitung von Übergangsmaßnahmen für die Mehrwertsteuer – wir liefern Daten, die für Managemententscheidungen nutzbar sind, während wir Steuerrisiken minimieren.
⑤ Ausstellung von Rechnungen gemäß Japanese Qualified Invoice System
Seit Oktober 2023 ist durch die Einführung des Japanese Qualified Invoice Systems (Consumption Tax) die Ausstellung qualifizierter Rechnungen für Firmenaufträge faktisch Pflicht geworden. Bei handschriftlichen oder allgemeinen Rechnungsformaten bestehen folgende Risiken:
- Fehlende Registrierungsnummer als Qualified Invoice Issuer (T + 13 Ziffern)
- Fehler bei der Kennzeichnung der Steuersätze (10 % / 8 %)
- Verstöße gegen Rundungsregeln für Mehrwertsteuerbeträge (Abrundung / Aufrundung)
- Inkonsistenzen zwischen angewandtem Steuersatz und Steuerbetrag
Diese Fehler beeinflussen den Vorsteuerabzug des Geschäftspartners (steuerpflichtiges Unternehmen) und führen zu Anfragen zur Neuausstellung, Zahlungsverzögerungen und Vertrauensverlust.
Darüber hinaus gibt es in der Hair & Makeup-Branche branchenspezifische Posten wie „Outsourcing-Gebühr, Vor-Ort-Ausgaben, Reisekosten, Einsatzzeit, zusätzliche Betreuungsgebühren”, die mit allgemeinen Vorlagen nicht vollständig abgedeckt werden. Jedes Mal, wenn die Buchhaltung des Kunden nachfragt „Was ist das für eine Gebühr?”, kostet das Zeit.
Freiberufliche Hair & Makeup Artists, die steuerbefreit geblieben sind, wurden ab 2023 von steuerpflichtigen Geschäftspartnern (Agenturen, Produktionsfirmen) unter Druck gesetzt: „Bitte registrieren Sie sich für das Qualified Invoice System“ oder „Wenn Sie sich nicht registrieren, müssen wir das Honorar anpassen”. Dieser Druck wird mit dem Ende der Übergangsmaßnahmen (2023–2026: 80 %, 2026–2029: 50 % Abzug) zunehmen.
Je mehr Firmenaufträge zunehmen, desto mehr belastet die Rechnungsausstellung die administrative Arbeit der Dienstleister.
Unser Support: Wir übernehmen die Ausstellung qualifizierter Rechnungen, die Vorbereitung branchenspezifischer Vorlagen, Beratung zur Registrierung als steuerpflichtiges Unternehmen und die Zusammenarbeit mit Steuerberatern. Von der Entscheidung zum Übergang zum Qualified Invoice System über die Nutzung von Übergangsmaßnahmen bis hin zur Unterstützung bei Preisverhandlungen mit Geschäftspartnern – wir helfen auf der Ebene von Managemententscheidungen.
⑥ Einsatzübersicht der Teammitglieder (Assistenten)
Saloninhaber und leitende Makeup Artists müssen die Einsatzsituation ihrer Assistenten und Mitarbeiter im Blick haben:
- Wer ist bei welchem Auftrag im Einsatz (Standort in Echtzeit)
- Wer ist verfügbar (Entscheidung für Notfall-Einsatz)
- Wer hat wie viel verdient (Zusammenstellung von Provisionen, Festgehalt, auftragsbezogener Vergütung)
Wenn diese Informationen nicht visualisiert sind, wird eine optimale Personalplanung und die Umsatzverwaltung des gesamten Teams schwierig. Viele Dienstleister kontaktieren Assistenten einzeln über LINE, was zu einer enormen Anzahl von Nachrichten führt, sodass der Verlauf nicht mehr nachvollziehbar ist.
Die Hair & Makeup-Branche hat eigene Teamführungs-Gepflogenheiten. Die Struktur pro Auftrag und die Provisionsberechnung mit Verwaltungsgesellschaften/Agenturen sowie Umsatzverteilung bei Salonempfehlungsgebühren. Diese komplexen Verteilungsberechnungen jeden Monat korrekt durchzuführen, ist eine größere administrative Belastung als man denkt.
Besonders für Dienstleister, die Umsatzverteilungen handhaben, sind präzise Aufzeichnungen von Einsätzen und Vergütungen das Rückgrat des Geschäfts. Fehler in der Verteilungsberechnung führen direkt zu Vertrauensverlust und langfristiger Verschlechterung der Geschäftsbeziehungen.
Unser Support: Wir unterstützen Sie umfassend bei Back-Office-Aufgaben für die Teamführung: Mitarbeitereinsatzverwaltung, Gehalts-/Verteilungsberechnung, Abstimmung mit Verwaltungsgesellschaften, Aufbau von Personalverwaltungsstrukturen. Einschließlich Ausstellung von Quellensteuer-Bescheinigungen, Zahlungsnachweisen und Jahresendabrechnung reduzieren wir die administrative Last im Personalbereich.
⑦ Jahresendabrechnung, Steuererklärung (Erstellung von Zahlungsnachweisen) & Steuerbearbeitung
Für freiberufliche und selbstständige Hair & Makeup Artists ist die jährliche Steuererklärung eine große Belastung. Ohne Firmengründung können Sie durch die Blue Return Declaration (doppelte Buchführung) einen maximalen Sonderabzug von JPY 650.000 erhalten – dafür müssen jedoch tägliche Geschäftsvorgänge kontinuierlich in Buchhaltungsdaten überführt werden.
Wenn die Herausforderungen ① bis ⑥ nicht gelöst sind, entsteht im neuen Jahr die Aufgabe, die Daten eines ganzen Jahres zu rekonstruieren, was das Kerngeschäft beeinträchtigt. Konkret:
- Sortierung der Belege (privat/geschäftlich, pro Auftrag, pro Kontenklassifikation)
- Umsatzzusammenstellung pro Auftrag und Überprüfung der Quellensteuerrückerstattung
- Anteilige Berechnung von Ausgaben (Miete für Wohnung/Büro, Kommunikationskosten, Versorgungsunternehmen)
- Abschreibung von Anlagegütern (teure Kosmetik-Sets, Shooting-Ausrüstung etc.)
- Ausstellung von Zahlungsnachweisen für Auftragnehmer (Assistenten)
- Einreichung der Zahlungsnachweise beim Finanzamt
All dies zwischen Januar und März in wenigen Monaten zu bearbeiten, ist für Dienstleister mit Kerngeschäft eine extrem schwere Belastung. Da die Hochsaison der Steuererklärung mit der Hochsaison im Hair & Makeup-Bereich (Schulabschluss-Zeremonien, Coming-of-Age-Zeremonien, Fotoshootings für den Frühlingsstart) zusammenfällt, sind Dienstleister im März oft körperlich und mental erschöpft.
Auch für Dienstleister, die eine Firmengründung erwägen, warten komplexere Verwaltungsaufgaben als zu Zeiten der Selbstständigkeit: Jahresabschluss, Körperschaftsteuererklärung, Sozialversicherungsverfahren. Timing-Entscheidung für die Firmengründung, Festlegung der Geschäftsführervergütung, Steuerlastsimulationen – Steuerbearbeitung auf Ebene der Managemententscheidungen ist gefordert.
Wenn tägliche Geschäftsvorgänge direkt mit Buchhaltungsdaten verknüpft sind, können die Aufgaben von Jahresende bis Jahresbeginn als „Verlängerung der Alltagsarbeit” bewältigt werden.
Unser Support: Je nach Ihren Anforderungen unterstützen wir kontinuierlich Jahresendabrechnung, Erstellung von Zahlungsnachweisen und Finanzbearbeitung (Verknüpfung täglicher Geschäftsvorgänge mit jährlichen Buchhaltungsdaten, Umsatzzusammenstellung pro Auftrag, Organisation anteiliger Ausgaben etc.).
Bitte beachten Sie: Die eigentliche Steuererklärung (Steueranmeldung) können wir aufgrund des japanischen Steuerberatergesetzes nicht übernehmen. Für die Steuererklärung selbst vermitteln wir Sie an qualifizierte Steuerexperten (Einzelsteuerberater, Steuerberatungsgesellschaften). Wir schlagen eine Rollenaufteilung vor: tägliche Back-Office-Organisation durch uns, Steueranmeldung durch kooperierende Steuerberater.
Die Haltung von Hairmake Matching Inc.
Wir agieren nicht als „externe Beobachter, die Branchenherausforderungen kommentieren“, sondern als „Partner, die Hand in Hand mit Dienstleistern vor Ort arbeiten und aktiv unterstützen”.
In der Hair & Makeup-Branche gibt es nicht genügend Back-Office-Unterstützung, die auf Grundlage der tatsächlichen Workflows vor Ort konzipiert ist. Allgemeine Buchhaltungsdienstleister oder Steuerberatungsbüros können branchenspezifische Workflows (Außendienst, Shootings, Einsatzzeitensystem, Verteilung über Verwaltungsgesellschaften, Assistentenkultur, Struktur von Vorshooting und Tageseinsatz, Mischung aus Bar-/Überweisungszahlungen etc.) nicht ausreichend abdecken.
Unser Team, das die Branchenpraxis genau kennt, arbeitet täglich mit Hair & Makeup-Dienstleistern vor Ort zusammen und bietet kontinuierliche Back-Office-Begleitung auf monatlicher und jährlicher Basis. Wir haben diese Unterstützung nicht als produktisierte Dienstleistung im Zentrum unseres Geschäfts, sondern begleiten diejenigen vor Ort auf die Art und Weise, die wir anbieten können, basierend auf den Herausforderungen, die wir durch unsere tiefe Einbindung in die Branche erkannt haben.
Wenn Sie sich bei einer der 7 in diesem Artikel vorgestellten Herausforderungen wiederfinden, kontaktieren Sie uns gerne. Entsprechend Ihrem Geschäftsumfang und Ihrer Herausforderungssituation besprechen wir mit Ihnen Unterstützungsmöglichkeiten im Rahmen unserer Kapazitäten.
Beratung zu Back-Office-Unterstützung
Kontaktieren Sie uns gerne für Beratung zu Herausforderungen in der Hair & Makeup-Branche.
Terminmanagement, Umsatzverwaltung, Ausgabenorganisation, Rechnungsausstellung, Teameinsatz, Jahresendabrechnung – wir hören Ihnen zu.
Entsprechend Ihrem Geschäftsumfang und Ihrer Situation besprechen wir Unterstützungsmöglichkeiten im Rahmen unserer Kapazitäten (※ Für Steuererklärungen vermitteln wir Sie an kooperierende Steuerberater).
Über Hairmake Matching Inc.
Hairmake Matching Inc. ist ein Unternehmen, das sich strukturellen Herausforderungen der Hair & Makeup-Branche stellt und Dienstleister vor Ort (Artists, Salons, Agenturen) auch auf Back-Office-Ebene unterstützt.
Wir bieten Unterstützungsdienstleistungen nicht als Hauptgeschäft an, sondern begleiten diejenigen vor Ort auf die Art und Weise, die wir anbieten können, basierend auf Herausforderungen, die wir durch unsere tiefe Einbindung in die Branche erkannt haben. Von der täglichen Organisation von Terminen, Umsätzen, Ausgaben und Rechnungen über Jahresendabrechnung, Erstellung von Zahlungsnachweisen bis hin zur Zusammenarbeit mit Steuerberatern – wir reagieren flexibel im Rahmen Ihrer Anforderungen.
- Website: https://hairmakematching.jp
- Kontakt: info@hairmakematching.jp
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