Produktpräsentationen, Pressekonferenzen, Messen, Hauptversammlungen – der Erfolg von Unternehmensveranstaltungen hängt maßgeblich vom ersten Eindruck der Referenten und Mitarbeiter ab. Dieser Eindruck wird durch professionelles Hair & Makeup entscheidend geprägt.
„Reicht es, nur für die Moderatorin zu buchen?” „Sollten wir auch für Vorstände Hair & Makeup einplanen?” „Wie organisieren wir die Betreuung für das gesamte Messepersonal?” – Veranstaltungsverantwortliche stehen vor vielfältigen Herausforderungen.
Dieser Artikel erklärt aus der Perspektive eines spezialisierten Hair & Makeup-Dienstleisters alle Schritte zur erfolgreichen Hair & Makeup-Organisation bei Events und Messen.
Warum Hair & Makeup bei Unternehmensevents entscheidend ist
Es gibt drei wesentliche Gründe, warum professionelles Hair & Makeup bei Unternehmensveranstaltungen wichtig ist:
- Medienpräsenz: Fotos und Videos werden von Presse, Medien und in sozialen Netzwerken verbreitet
- Markenimage: Der Auftritt der Referenten ist direkt mit dem Unternehmensimage verbunden
- Langzeitbeständigkeit: Events dauern oft einen halben bis ganzen Tag – Make-up muss haltbar bleiben
Die Annahme „Selbst-Make-up reicht aus” birgt bei Unternehmensevents erhebliche Risiken.
Organisationsmuster nach Veranstaltungstyp
1. Produktpräsentationen & Pressekonferenzen
- Zielgruppe: CEO, Vorstände, Entwicklungsleiter
- Benötigte Anzahl: 1–2 Hair & Makeup Artists (für 2–4 Referenten)
- Einsatzzeit: 1–2 Stunden vor Beginn + Nachbesserungen während der Veranstaltung
- Schwerpunkt: Fotogene Ergebnisse, langanhaltende Haltbarkeit
2. Hauptversammlungen
- Zielgruppe: Vorstandsvorsitzende, Aufsichtsräte
- Benötigte Anzahl: 1–2 Artists
- Einsatzzeit: 2 Stunden vor Beginn bis nach Abschluss
- Schwerpunkt: Vertrauenswürdiges, seriöses Natural Make-up
3. Messen & Konferenzen
- Zielgruppe: Standpersonal, Empfangsmitarbeiter, Hostessen
- Benötigte Anzahl: 2–5 Hair & Makeup Artists (je nach Personenzahl)
- Einsatzzeit: 1–2 Stunden morgens + Nachbesserungen während des Tages
- Schwerpunkt: Einheitliches Erscheinungsbild, Betreuung großer Gruppen
4. Preisverleihungen & Galas
- Zielgruppe: Preisträger, Veranstalter, Moderatoren
- Benötigte Anzahl: 1–3 Artists
- Einsatzzeit: 2 Stunden vor Beginn + während der Veranstaltung
- Schwerpunkt: Elegante Ausstrahlung, Kameratauglichkeit
Kompletter Organisationsablauf: 3-Wochen-Zeitplan
3 Wochen vorher: Anforderungsanalyse und Dienstleisterauswahl
- Event-Übersicht zusammenstellen (Datum, Ort, Zielgruppe)
- Benötigte Anzahl an Hair & Makeup Artists schätzen
- Angebote von 2–3 Anbietern einholen
- Dienstleister beauftragen
2 Wochen vorher: Detailabstimmung
- Zeitplan für den Event-Tag kommunizieren
- Grundrisse und Raumplanung teilen
- Informationen zu Referenten/Zielpersonen austauschen
- Stilrichtung und Wünsche abstimmen
1 Woche vorher: Endabstimmung
- Notfallkontakte bestätigen
- Ankunftszeiten und Lieferwege klären
- Equipment und Stromanschlüsse prüfen
- Tagesablauf final durchgehen
Am Veranstaltungstag: Event-Durchführung
- Hair & Makeup Artists treffen früh ein (2–3 Stunden vor Beginn)
- Styling der Referenten (1–2 Stunden vor Beginn)
- Bereitschaft während der Veranstaltung für Nachbesserungen
- Abbau nach Abschluss
Wichtige Punkte bei der Veranstaltungseinrichtung
Bei Event-Locations ist die Bereitstellung eines geeigneten Hair & Makeup-Bereichs entscheidend.
Erforderliche Ausstattung
- Garderobe/Backstage-Bereich: Ausreichend Platz für Referenten + Hair & Makeup Artists
- Spiegel: Großflächige Spiegel in Sitzhöhe (Theaterspiegel empfohlen)
- Stühle: Mit Rückenlehne
- Beleuchtung: Tageslichtähnliche Helligkeit (LED-Leuchtstoffröhren)
- Stromanschlüsse: Für Glätteisen, Lockenstäbe etc.
- Wasseranschluss: Zum Händewaschen und Reinigen von Equipment
Hotels und Veranstaltungshallen verfügen meist über diese Ausstattung. Bei Events in Unternehmensräumen ist eine vorherige Prüfung unerlässlich.
Tipps für Großveranstaltungen (ab 10 Personen)
Bei Messe-Hostessen, großen Zeremonien oder Events mit 10+ Personen sind besondere Überlegungen nötig.
1. Berechnung der benötigten Artist-Anzahl
Ein Hair & Makeup Artist kann ungefähr folgende Personenzahl betreuen:
- Nur Natural Make-up: 4–6 Personen/Stunde
- Mit Haarstyling: 3–4 Personen/Stunde
- Full Make-up + Haarstyling: 2–3 Personen/Stunde
Um 20 Hostessen in 2 Stunden fertigzustellen, werden mindestens 5 Hair & Makeup Artists benötigt.
2. Einheitliches Erscheinungsbild gewährleisten
Bei mehreren Artists ist ein konsistentes Ergebnis eine Herausforderung. Vorab sollten folgende Punkte kommuniziert werden:
- Referenzbilder für den gewünschten Stil
- Farbtonvorgaben für verwendete Kosmetik
- Gemeinsame Richtlinien für Frisuren (z.B. Pony ja/nein)
- Bestimmung eines Lead-Artists zur Koordination
Preisübersicht für Event Hair & Makeup
| Veranstaltungstyp | Preis pro Artist (halber bis ganzer Tag) | Anmerkungen |
|---|---|---|
| Pressekonferenz/Produktpräsentation | JPY 30.000–60.000 | 4–6 Stunden inkl. Vor- und Nachbereitung |
| Hauptversammlung | JPY 40.000–70.000 | Früher Beginn bis Abschluss |
| Preisverleihung/Gala | JPY 40.000–80.000 | Inkl. Nachbesserungen während Event |
| Messe (Hostessen-Betreuung) | JPY 30.000–50.000 | Meist nur morgendliches Styling |
| Großveranstaltungen (10+ Personen) | Auf Anfrage | Mengenrabatte verfügbar |
※Preisbasis Mai 2026. Variiert je nach Region, Erfahrung und Umfang.
Notfallmanagement am Veranstaltungstag
Häufige Probleme und Lösungen
- Verspätete Ankunft von Referenten: Großzügige Zeitplanung, vorab Prioritäten festlegen
- Kurzfristige Personenänderungen: Bis Vortag kostenlose Anpassung, am Tag selbst Aufpreis
- Make-up-Probleme kurz vor Beginn: Bereitschaft eines Artists für Nachbesserungen
- Verspätung/Ausfall eines Artists: Bei Buchung über Agentur Ersatz-Artist verfügbar
Fazit: Erfolg liegt zu 90% in der Planung
Bei der Hair & Makeup-Organisation für Unternehmensevents sind drei Aspekte entscheidend:
- Buchung der passenden Artist-Anzahl je nach Event-Typ
- Zeitmanagement ab 3 Wochen vor der Veranstaltung
- Vorabprüfung von Location-Ausstattung und Notfallplänen
Nicht die Leistung am Event-Tag, sondern die Vorbereitung im Vorfeld entscheidet über den Erfolg.
Häufig gestellte Fragen
F: Wie weit im Voraus sollte ich buchen?
A: Dies hängt vom Projekttyp ab. Für Fotoshootings, Events und Hochzeiten empfehlen wir 2–4 Wochen Vorlauf. Einzelne Hairstyling-Termine können wenige Tage vorher angefragt werden. Für saisonale Anlässe (wie japanische Zeremonien: Coming-of-Age-Feste, Shichi-Go-San-Kinderfeste, Sommerfeste, Abschlussfeiern) sind 1–2 Monate Vorlauf ideal.
F: Wie erhalte ich ein Kostenangebot?
A: Kontaktieren Sie uns über das Anfrageformular oder LINE mit Angaben zu Datum, Ort, Personenzahl und Art des Events. Wir erstellen Ihnen kostenlos ein maßgeschneidertes Angebot mit passenden Artists.
F: Betreuen Sie auch Projekte außerhalb Japans?
A: Ja, wir bieten landesweite Einsätze in ganz Japan an. Unser Netzwerk von 200+ Artists ermöglicht auch Betreuung in ländlichen Regionen und auf Inseln. Für internationale Tourneen (z.B. US-Anime-Conventions wie Anime Expo, Otakon, Anime Boston) sprechen Sie uns bitte an.
F: Wie verhält es sich bei Stornierungen?
A: Die Stornierungsbedingungen variieren je nach Projekt. Üblicherweise sind Absagen bis zum Vortag kostenfrei, am Veranstaltungstag fallen 50–100% der Kosten an. Details werden bei Vertragsabschluss mitgeteilt.
F: Ist die Erstberatung kostenlos?
A: Ja, Anfragen, Kostenangebote und Erstberatungen sind vollständig kostenfrei. Kontaktieren Sie uns gerne unverbindlich.
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Hairmake Matching Inc. (ヘアメイクマッチング株式会社) betreut Hair & Makeup für alle Arten von Unternehmensevents – von Pressekonferenzen über Messen bis zu Hauptversammlungen und Galas. Ob kleine Gruppen oder Großveranstaltungen, nationale oder internationale Einsätze – wir sind Ihr zentraler Ansprechpartner. Kontaktieren Sie uns über unser Anfrageformular oder die offizielle LINE.