Wenn Sie ein Angebot für Hair & Makeup-Dienstleistungen erhalten, konzentrieren sich viele Verantwortliche ausschließlich auf den Gesamtpreis. Doch in Angeboten verbergen sich häufig wichtige Vertragsbedingungen, die später zu Problemen führen können.
„Unerwartete Zusatzkosten sind entstanden”, „Bei Stornierung wurde ein hoher Betrag in Rechnung gestellt” – solche Probleme lassen sich fast alle bereits in der Angebotsphase vermeiden.
Dieser Artikel erklärt anhand konkreter Beispiele die 7 unverzichtbaren Prüfpunkte bei Hair & Makeup-Angeboten für Unternehmensaufträge.
Warum die Angebotsprüfung so wichtig ist
Angebote in der Hair & Makeup-Branche variieren stark je nach Anbieter und Artist. Selbst bei gleichem Preis können die Bedingungen erheblich abweichen. Wer nur die Gesamtsumme betrachtet, riskiert später erhebliche Probleme.
Besonders kritisch sind folgende Fälle:
- „Grundpreis 30.000 JPY” steht im Angebot, aber die Einsatzzeit beträgt nur 4 Stunden
- Verlängerungsgebühren sind mit „nach Vereinbarung” angegeben – später werden 10.000 JPY pro Stunde berechnet
- Reisekosten sind nicht im Angebot enthalten und werden separat mit 50.000 JPY in Rechnung gestellt
- Stornierungsbedingungen fehlen – bei Absage 3 Tage vorher wird der volle Betrag berechnet
All diese Probleme hätten durch Prüfung des Angebots verhindert werden können.
Prüfpunkt 1: Im Grundpreis enthaltene „Zeit”
Bei einem angegebenen „Grundpreis von X JPY” muss unbedingt geklärt werden: „Wie viele Stunden Einsatzzeit sind darin enthalten?”
Branchenübliche Einsatzzeiten
- Halbtagespauschale: 4–5 Stunden
- Tagespauschale: 8 Stunden
- Langzeiteinsatz: 10–12 Stunden
Selbst wenn „Tagespauschale” angegeben ist, kann dies je nach Anbieter 6 oder 10 Stunden bedeuten. Klären Sie stets die genaue Zeitdauer.
Prüfpunkt 2: Verlängerungsgebühren und deren Bedingungen
Verzögerungen bei Shootings sind bei Unternehmensaufträgen unvermeidlich. Verlängerungsgebühren müssen schriftlich fixiert sein.
Zu klärende Details
- Verlängerungsgebühr pro Stunde (marktüblich: 5.000–10.000 JPY)
- Abrechnung in 15-Minuten-, 30-Minuten- oder Stunden-Einheiten
- Nachtzuschlag (ab 22 Uhr)
- Werden Überschreitungen über Mitternacht als separater Tag berechnet?
Angebote mit der Formulierung „Verlängerungsgebühr nach Absprache” sind kritisch. Klären Sie Preise im Voraus verbindlich.
Prüfpunkt 3: Behandlung von Reise- und Übernachtungskosten
Reise- und Übernachtungskosten sind die häufigste Konfliktquelle bei Hair & Makeup-Angeboten.
Abrechnung nach Falltyp
| Falltyp | Abrechnungsmethode | Hinweise |
|---|---|---|
| Einsatz in Tokyo | Inkl. oder Auslagenerstattung | Entfernte Orte ggf. separat |
| Regionale Drehorte | Shinkansen/Flug Auslagen | Klasse vorab festlegen |
| Mit Übernachtung | Hotel Auslagen oder Pauschale | Meist Einzelzimmer |
| Ausland | Individuelles Angebot | Visum & Versicherung klären |
Sicherer ist es, Obergrenzen vorab zu definieren: „Reisekosten Auslagenerstattung”, „Hotel Einzelzimmer bis X JPY pro Nacht”.
Prüfpunkt 4: Stornierungsbedingungen
Stornierungsbedingungen sind bei Unternehmensaufträgen unverzichtbar. Angebote ohne diese Angaben sollten Sie unbedingt meiden.
Branchenübliche Stornierungsfristen
| Stornierungszeitpunkt | Berechnungssatz |
|---|---|
| Bis 14 Tage vorher | Kostenlos oder 0–30% |
| Bis 7 Tage vorher | 30–50% |
| Bis 3 Tage vorher | 50–80% |
| Am Vortag / Am Tag selbst | 100% |
Manche Anbieter berechnen bereits „ab 30 Tagen vorher” Gebühren. Klären Sie dies unbedingt bei Auftragserteilung.
Prüfpunkt 5: Preise für zusätzliches Personal und zusätzliche Makeups
Am Drehtag können zusätzliche Models oder Darsteller hinzukommen oder Makeup-Varianten geändert werden. Klären Sie vorab, ob Preise für Zusatzleistungen festgelegt sind.
- Gebühr pro zusätzlichem Model
- Kosten für zusätzliche Makeup-Varianten (schneller Wechsel)
- Kosten für kurzfristig gerufene Assistenten
Prüfpunkt 6: Verbrauchsmaterial- und Equipment-Gebühren
Kosmetik und Haarstyling-Produkte werden grundsätzlich vom Hair & Makeup-Artist mitgebracht. Spezielle Kosmetik oder Effekt-Makeup können jedoch zusätzlich berechnet werden.
- Verbrauchsmaterial wie künstliche Wimpern, Kunstnägel
- Spezial-Makeup (Wunden, Alterungs-Makeup etc.) mit Aufpreis
- Farbsprays, Spezial-Haarprodukte
- Beschaffungskosten bei Markenvorgaben
Prüfpunkt 7: Zahlungsbedingungen und Rechnungsstellung
Bei B2B-Transaktionen sind Zahlungsbedingungen und Rechnungsformat entscheidend.
Zu klärende Punkte
- Zahlungsziel: Häufig Ende des Monats, Zahlung Ende Folgemonat
- Japanese Qualified Invoice System (Consumption Tax): Ist die Registrierungsnummer angegeben?
- Überweisungsgebühren: Trägt der Auftraggeber oder Auftragnehmer diese?
- Quellensteuer: Fällt bei Verträgen mit Einzelunternehmern an
Besonders die Einhaltung des Japanese Qualified Invoice Systems (seit Oktober 2023) ist für die Buchhaltung von entscheidender Bedeutung.
Angebots-Checkliste
Abschließend eine Checkliste zur Prüfung erhaltener Angebote.
- ☐ Im Grundpreis enthaltene Stunden sind klar angegeben
- ☐ Verlängerungsgebühren sind festgelegt
- ☐ Behandlung von Reise- und Übernachtungskosten ist dokumentiert
- ☐ Stornierungsbedingungen sind konkret formuliert
- ☐ Preise für zusätzliches Personal und Makeups sind festgelegt
- ☐ Verbrauchsmaterial- und Spezial-Makeup-Gebühren sind angegeben
- ☐ Zahlungsbedingungen und Qualified Invoice-Compliance sind bestätigt
Wenn alle Punkte abgehakt sind, können Sie den Auftrag beruhigt erteilen. Bleibt auch nur ein Punkt offen, klären Sie diesen unbedingt vor Auftragserteilung.
Fazit: Lesen Sie „Bedingungen” statt nur „Preise”
Bei der Prüfung von Hair & Makeup-Angeboten ist nicht die „Gesamtsumme”, sondern sind die „Vertragsbedingungen” entscheidend.
Selbst bei gleichem Preis können die tatsächlichen Kosten je nach Bedingungen erheblich variieren. Prüfen Sie vor Auftragserteilung unbedingt die 7 Punkte dieses Artikels.
Häufig gestellte Fragen
F. Wie weit im Voraus sollte man buchen?
A. Das hängt von der Art des Auftrags ab. Für größere Projekte wie Shootings, Events oder Hochzeiten empfehlen wir 2–4 Wochen Vorlauf. Für einzelne Hairstyling-Termine reichen oft wenige Tage. Für saisonale Anlässe wie japanische Coming-of-Age-Zeremonien (成人式 / Seijin-shiki), Shichi-Go-San (七五三, traditionelle japanische Kinderzeremonie) oder Schulzeremonien sollten Sie 1–2 Monate im Voraus anfragen.
F. Wie erhalte ich ein Angebot?
A. Kontaktieren Sie uns über unser Kontaktformular oder LINE mit Angaben zu Datum, Ort, Personenzahl und Art des Auftrags. Wir unterbreiten Ihnen kostenlos ein unverbindliches Angebot mit passenden Artist-Vorschlägen.
F. Sind Einsätze in ganz Japan möglich?
A. Ja, wir bieten landesweite Einsätze an. Über unser Netzwerk von über 200 registrierten Artists decken wir auch ländliche Regionen und Inseln ab. Auch Auslandseinsätze sind nach Absprache möglich.
F. Wie wird bei Stornierung verfahren?
A. Stornierungsbedingungen variieren je nach Auftrag. Üblicherweise ist eine Stornierung bis zum Vortag kostenfrei, bei Stornierung am selben Tag fallen 50–100 % der Kosten an. Details werden im Vertrag festgehalten.
F. Ist die Erstberatung kostenfrei?
A. Ja, Anfrage, Angebotserstellung und Erstberatung sind vollständig kostenfrei. Kontaktieren Sie uns gerne unverbindlich.
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