- Vertrag & Überweisung nur an uns: Keine individuelle Vertragsverwaltung oder Kontoführung pro Artist. Corporate-Buchhaltung wird dramatisch vereinfacht
- 200 registrierte Artists: Komplette Abdeckung aller Genres – Shooting, Theater, Hochzeit, Streaming
- Bundesweit (alle 47 Präfekturen) + Auslandseinsätze: Regionalproduktionen, Resort-Hochzeiten, Auslandstouren
- Transparente Preisstruktur: Alle Kosten im Angebot ausgewiesen, keine versteckten Zusatzgebühren
- Notfall-Ersatzorganisation: 24h-Erreich
„Die Produktion ist in einer Woche und die Haar- und Make-up-Organisation steht noch nicht” – „Unsere übliche Stylistin ist ausgebucht, an wen können wir uns verlässlich wenden?” Viele Verantwortliche für Corporate-Projekte stehen vor solchen Herausforderungen. Durch die Nutzung von Hair & Make-up Dispatch-Agenturen bzw. Vermittlungsagenturen können Sie für jedes Projekt die passenden Artists zuverlässig sichern – das ist der große Vorteil. Dieser Artikel bietet eine umfassende Anleitung zur Auswahl von Hair & Make-up Dispatch-Agenturen aus Sicht von Corporate-Verantwortlichen: Preisübersicht, Unterschiede zwischen Dispatch und Vermittlung, Ablauf der Anfrage und Checkliste zur Fehlervermeidung. Ein Komplettleitfaden basierend auf den aktuellsten Branchentrends 2026.
目次4 Typen von Hair & Make-up Vermittlungsagenturen | Unterschiede zwischen „Dispatch”, „Vermittlung”, „Matching” und „Outsourcing (Prime-Contractor-Modell)”
In der Branche werden die Begriffe „Dispatch-Agentur”, „Vermittlungsagentur” und „Matching-Service” oft synonym verwendet, doch rechtlich und vertraglich gibt es vier unterschiedliche Typen. Wenn Unternehmen Hair & Make-up-Services anfragen, ist es entscheidend, diese Unterschiede zu verstehen – sie beeinflussen maßgeblich Vertrag, Buchhaltung, Problemlösung bei Schwierigkeiten und Risikomanagement.
- ① Dispatch (Worker Dispatch nach japanischem Recht): Die Dispatch-Agentur beschäftigt Artists und entsendet sie an das auftraggebende Unternehmen. Die Weisungsbefugnis liegt beim Auftraggeber. Unterliegt dem japanischen Worker Dispatching Act
- ② Vermittlung (Jobvermittlung): Die Agentur „vermittelt” lediglich zwischen Artist und Auftraggeber; der Vertrag wird direkt zwischen beiden geschlossen. Unterliegt dem japanischen Employment Security Act
- ③ Matching (Vermittlungsplattform): Auftraggeber und Artist schließen einen Servicevertrag; die Matching-Agentur erhält eine Vermittlungsgebühr
- ④ Outsourcing (Prime-Contractor-Modell): Der Auftraggeber hat nur einen Vertragspartner – die Vermittlungsagentur. Diese vergibt die Arbeit weiter (oder führt sie selbst aus) und übernimmt alle vertraglichen, abrechnungstechnischen und rechtlichen Verantwortlichkeiten zentral. Vergleichbar mit Werbeagenturen oder Produktionsfirmen
Von den vier Typen ist „④ Outsourcing (Prime-Contractor-Modell)” für Unternehmen das risikoärmste und operativ einfachste Modell. Der Grund wird im nächsten Kapitel detailliert erklärt: zentrale Vertrags- und Rechnungsabwicklung sowie keine individuelle Buchhaltung pro Artist sind die größten Vorteile. Hairmake Matching Inc. bietet ebenfalls Services nach diesem Prime-Contractor-Outsourcing-Modell an.
Warum Unternehmen über Dispatch-/Vermittlungsagenturen buchen sollten
„Warum nicht direkt Freelance-Hair & Make-up Artists buchen und Zwischenprovisionen sparen?” – ein berechtigter Gedanke. Doch bei Corporate-Projekten birgt die Direktbuchung erhebliche Risiken und Verwaltungsaufwand.
- Absagen/Krankheit am Produktionstag: Über Dispatch-Agenturen kann sofort ein Ersatz-Artist organisiert werden
- Vertrags- und Rechnungsverwaltung: Aufwand für individuelle Verträge und Rechnungen mit jedem Freelancer
- Qualitätsstabilität: Dispatch-Agenturen gewährleisten durch Auswahlprozesse ein bestimmtes Qualitätsniveau
- Ansprechpartner bei Problemen: Die Agentur übernimmt die Verantwortung
- Koordination mehrerer Projekte: Ein Ansprechpartner für mehrere Projekte und Artists
- Vereinfachte Buchhaltung: Agentur übernimmt komplexe Prozesse wie Japanese Qualified Invoice System-Compliance und Quellensteuer
Die Agenturgebühr ist also nicht nur „Vermittlungsgebühr”, sondern „Risikoabsicherung + Back-Office-Service + Projektmanagement”. Für Unternehmen mit mehreren Projekten pro Monat ist die Agenturlösung ROI-mäßig oft kostengünstiger. Besonders beim Outsourcing (Prime-Contractor-Modell) haben Sie nur einen Vertragspartner.
Einzigartige Vorteile des Outsourcing (Prime-Contractor-Modells) | Warum es bei Corporate-Projekten bevorzugt wird
Von den vier Typen wird das „Outsourcing (Prime-Contractor-Modell)” bei Corporate-Projekten geschätzt, weil es Aufwand und Risiken für den Auftraggeber maximal reduziert. Hier die konkreten Vorteile:
- Nur ein Vertragspartner: Egal wie viele Artists eingesetzt werden – Vertrag, Bestellung und Rahmenvereinbarung laufen alle über die eine Agentur. Keine Vertragsverwaltung mit mehreren Freelancern
- Nur ein Zahlungsempfänger: Keine individuelle Kontoverwaltung pro Artist nötig. Buchhaltung wird drastisch vereinfacht
- Rechnungen, Steuerdokumente, Qualified Invoice System – alles über die Agentur: Bei Wahl einer Qualified Invoice-zertifizierten Agentur (japanisches Steuersystem) ist auch der Vorsteuerabzug problemlos möglich
- Nahtloser Artistwechsel: Selbst bei kurzfristigem Personalwechsel (z.B. Krankheit) bleiben Vertrag, Rechnung und Verantwortung beim gleichen Ansprechpartner
- Klare rechtliche Verantwortung: Bei Problemen ist die Struktur „Agentur vs. Ihr Unternehmen”, nicht „Freelancer vs. Ihr Unternehmen”
- Einfachere interne Genehmigung: Nur ein Geschäftspartner erleichtert die Freigabe durch Buchhaltung/Einkauf
- Gebündelte Vertraulichkeitsvereinbarungen (NDA): Die Agentur stellt sicher, dass alle Artists die NDA einhalten
Das Outsourcing (Prime-Contractor-Modell) funktioniert wie die Beauftragung einer Werbeagentur – Hair & Make-up-Organisation mit einem einzigen Vertrag. Die zentrale Abwicklung von Projekten mit mehreren Freelancern ist der größte Vorteil.
7 Checkpunkte zur Auswahl einer Hair & Make-up Dispatch-Agentur
① Anzahl registrierter Artists und Genre-Vielfalt
Die Anzahl registrierter Artists ist die Basis der Leistungsfähigkeit einer Dispatch-Agentur. Agenturen mit unter 50 Artists riskieren Engpässe in der Hochsaison (Coming-of-Age-Zeremonie, Abschlussfeiern, Hochsommer-Hochzeiten). Ein Netzwerk von 200 Artists ermöglicht optimale Auswahl je nach Fachgebiet – Shooting, Theater, Hochzeit usw.
② Einsatzgebiete (bundesweit, Auslandseinsätze)
Agenturen mit Fokus auf Tokyo-Projekte können bei regionalen Produktionen oder Auslandstouren Schwierigkeiten haben. Wählen Sie eine Agentur mit bundesweiter Abdeckung (alle 47 Präfekturen Japans) und Auslandserfahrung für zukünftige Projekterweiterungen. Bei regionalen Projekten sind Agenturen mit lokalem Artist-Netzwerk kostentechnisch vorteilhafter.
③ Transparente Preisstruktur
Die Branche kennt auch unseriöse Agenturen mit „anfangs günstigen Preisen, später Zusatzkosten”. Prüfen Sie unbedingt vorher, ob „Grundpreis + Anfahrt + Zusatzleistungen mit Obergrenze” klar ausgewiesen sind. Vertrauenswürdig sind Agenturen, die „kostenlose Angebote” und „keine versteckten Zusatzkosten nach Vertragsabschluss” garantieren.
④ Branchenspezifische Referenzen
Jede Agentur hat Stärken – „stark bei Hochzeiten”, „stark bei Werbespots” etc. Wählen Sie für Ihre Hauptprojekte (Shooting, Theater, Hochzeit, Streaming) eine Agentur mit reichlich Branchenerfahrung. Prüfen Sie unbedingt Referenzfotos und frühere Projekttypen.
⑤ Notfall-Ersatzorganisation
Am Produktionstag erkrankt der Artist – ein mögliches Risiko. Die Fähigkeit zur Notfall-Ersatzorganisation ist einer der wichtigsten Auswahlpunkte. Vertrauenswürdig sind Agenturen mit „24h-Erreichbarkeit” und nachweislicher „Same-Day-Ersatz-Erfahrung”.
⑥ Back-Office-Funktionen (Vertrags-, Rechnungs-, Buchhaltungsservice)
Über Dispatch-Agenturen können Sie Verträge, Rechnungen und Buchhaltung zentral bündeln – ein großer Vorteil. Sie sparen sich Einzelverträge pro Artist und komplexe Quellensteuer-/Invoice-Prozesse. Prüfen Sie, ob die Agentur integrierte Back-Office-Services bietet.
⑦ Kommunikationsqualität
Reaktionsgeschwindigkeit und Genauigkeit des Ansprechpartners sind bei langfristiger Zusammenarbeit sehr wichtig. Beurteilen Sie dies anhand der Antwortgeschwindigkeit bei Erstanfrage und Konkretheit des Angebots. Prüfen Sie vor Vertragsabschluss, ob Services wie „Angebot innerhalb 24h” oder „Teilnahme an Test-Shooting” möglich sind.
Preisübersicht Hair & Make-up Dispatch-Agenturen [2026 Edition – Detailliert erklärt]
Tagespreise nach Erfahrung (8h-Einsatz)
- Berufsanfänger/Assistenten (unter 5 Jahre Erfahrung): JPY 20.000–25.000
- Second Assistant: JPY 25.000–32.000
- Main Artist (ca. 10 Jahre Erfahrung): JPY 32.000–45.000
- Chief Artist (15+ Jahre, umfangreiche Referenzen): JPY 45.000–80.000
- Top-Branchenklasse (Namensnennung, Zusatzgebühr): ab JPY 100.000 (individuelles Angebot)
Die Agenturprovision beträgt branchenüblich 20–30% der obigen Preise. Dies ist keine „Vermittlungsgebühr”, sondern die Gesamtvergütung für Projektmanagement, Vertragsadministration, Buchhaltungsservice, Notfallbetreuung und Qualitätssicherung. Bei Agenturen mit Prime-Contractor-Outsourcing-Modell sind in diesen 20–30% bereits „zentrale Vertrags-/Rechnungsabwicklung”, „Invoice System-Compliance” und „Vertragsmanagement mit Sub-Artists” enthalten.
Gesamtbudget nach Projektgröße
- Kleines Shooting (1–2 Models, halbtags): JPY 25.000–50.000
- Mittleres Shooting (3–5 Models, ganztags): JPY 80.000–150.000
- Werbespot-Produktion (3–5 Teammitglieder, ganztags): JPY 150.000–300.000
- Modenschau/Live-Performance (8–12 Teammitglieder, ganztags): JPY 600.000–1.500.000
- Tour-Serie/Langzeit-Performance (monatlich): individuelle Vereinbarung (mehrere Hunderttausend JPY+)
Zusätzlich anfallende Kosten
- Anfahrt (Tokyo-Projekte): Ist-Kosten (ca. JPY 2.000–5.000)
- Regionalreisen: Shinkansen/Flug Ist-Kosten + Übernachtung
- Frühe Starts (vor 7 Uhr): 20–30% Zuschlag auf Grundpreis
- Nachtarbeit (nach 22 Uhr): 20–50% Zuschlag auf Grundpreis
- Wochenend-/Feiertagszuschlag: 10–20% Zuschlag (agenturabhängig)
- Spezial-Make-up/Perücken: Grundpreis + JPY 10.000–30.000
Standard-Stornogebühren
- Bis 7 Tage vorher: kostenlos oder 10%
- 3–6 Tage vorher: 30–50%
- 2 Tage vorher: 50–70%
- Am Vortag/am Tag selbst: 80–100%
Stornogebühren variieren je nach Agentur. Prüfen Sie dies unbedingt vorab im Vertrag.
Empfohlener Typ nach Branche | Welche Dispatch-Agentur passt zu Ihnen?
Stark bei Shootings (Werbespots, Musikvideos, Pressefotos, Kataloge)
- Artists mit reichlich Film-/Fotoerfahrung
- Flexible Test-Make-up-Termine
- Erfahrung in Kommunikation mit Regisseur/Kameramann
- Lange haltbares Make-up für Langzeitdrehs
Stark bei Live/Konzert/Theater
- Make-up für starke Beleuchtung und Sichtbarkeit bis zur letzten Reihe
- Routine für mehrtägige Aufführungen
- Schnelle Kostümwechsel, Spezialeffekt-Make-up
- Erfahrung bei nationalen Tourneen
Stark bei Hochzeiten/Zeremonien
- Erfahrung mit traditioneller japanischer und westlicher Kleidung
- Lang haltende Techniken
- Einfühlsame Betreuung der Braut
- Schnelle Umkleidewechsel
Stark bei Live-Streaming/Webinaren
- Verständnis für Beleuchtungsbesonderheiten von Streaming-Equipment
- Lang haltbares Make-up bei langen Auftritten
- Erfahrung mit männlichen Führungskräften/Referenten
- Mobile Einsätze in Streaming-Studios
Ablauf einer Anfrage bei Dispatch-Agenturen [7 Schritte]
- Kontaktaufnahme: Datum, Ort, Personenzahl und Projektdetails an die Agentur mitteilen
- Bedarfsermittlung: Detailbesprechung (Stil, Budget, Teamzusammensetzung)
- Angebot & Kostenvoranschlag: Agentur schlägt optimale Artists vor und nennt Preise
- Vertragsabschluss: Bestellformular oder Vertrag wird ausgetauscht
- Test-Shooting/Vorbesprechung (bei Bedarf): Vorab-Abstimmung vor Hauptproduktion
- Einsatz am Produktionstag: Ankunft vor Ort – Durchführung – Abbau durch Agentur/Artists
- Rechnung & Buchhaltung: Agentur stellt gebündelte Rechnung aus
Häufige Fehler und Vermeidungsstrategien
- Artist wird am Produktionstag ausgetauscht: Im Vertrag klar „Nominierung” oder „Agenturauswahl” festlegen
- Ohne Test-Make-up weicht das Ergebnis vom Wunsch ab: Bei wichtigen Projekten Test-Shooting obligatorisch
- Versteckte Zusatzkosten nachträglich: Im Vertrag „Bedingungen für Zusatzkosten” schriftlich fixieren
- Kein Service für regionale Produktionen: Bundesweit tätige Agentur wählen
- Unklare Stornogebühren: Stornobestimmungen im Vertrag unbedingt prüfen
- Keine Qualified Invoice-Konformität: Vorab Zertifizierung als Qualified Invoice-Aussteller (japanisches Steuersystem) prüfen
Hairmake Matching Inc. Services | Outsourcing (Prime-Contractor-Modell) bündelt alles zentral
Hairmake Matching Inc. bietet Hair & Make-up-Vermittlungsservices für Corporate-Kunden im Outsourcing (Prime-Contractor-Modell). Der Auftraggeber hat nur uns als Vertragspartner und erhält optimale Artist-Vermittlung aus unserem Netzwerk von 200 Artists.
7 Gründe, warum Kunden uns wählen
- Vertrag & Überweisung nur an uns: Keine individuelle Vertragsverwaltung oder Kontoführung pro Artist. Corporate-Buchhaltung wird dramatisch vereinfacht
- 200 registrierte Artists: Komplette Abdeckung aller Genres – Shooting, Theater, Hochzeit, Streaming
- Bundesweit (alle 47 Präfekturen) + Auslandseinsätze: Regionalproduktionen, Resort-Hochzeiten, Auslandstouren
- Transparente Preisstruktur: Alle Kosten im Angebot ausgewiesen, keine versteckten Zusatzgebühren
- Notfall-Ersatzorganisation: 24h-Erreich
Hair & Make-up Vermittlung: Der Komplettleitfaden 2026
